Todo mundo concorda que integração é importante. O que falha quase sempre é o básico: o acesso que ninguém pediu, o gestor que não sabia que alguém começava na segunda, a conversa de 30 dias que nunca aconteceu.
Um checklist resolve isso não porque seja sofisticado, mas porque dá dono e prazo a cada coisa. Use o modelo abaixo como ponto de partida e adapte à função.
Por que usar um checklist de integração?
Porque os fatores que a pesquisa liga ao bom ajuste de quem chega, reunidos por Talya Bauer e colegas em 2007, dependem de muitas pequenas ações de várias pessoas: saber o que se espera, sentir que dá conta, sentir-se parte do grupo. Sem uma lista, cada pessoa acha que outra cuidou.
O que fazer antes do primeiro dia?
| Item | Dono | Prazo |
|---|---|---|
| Equipamento pedido e testado | TI ou gestor | 5 dias antes |
| Acessos a sistemas, e-mail, ponto | TI e RH | 3 dias antes |
| Crachá, uniforme, EPI quando houver | RH ou segurança | 3 dias antes |
| Agenda da primeira semana montada | Gestor | 3 dias antes |
| Padrinho ou madrinha escolhido e avisado | Gestor | 3 dias antes |
| Mensagem do gestor para a pessoa | Gestor | 2 dias antes |
| Equipe avisada de quem chega e quando | Gestor | 2 dias antes |
O que costuma ser esquecido: avisar a equipe. A pessoa chega e os colegas não sabem quem ela é.
O que fazer no primeiro dia?
- Recepção pelo gestor, e não só pelo RH.
- Apresentação às pessoas com quem vai trabalhar de perto.
- Visita ao local: onde fica cada coisa, onde almoçar, a quem pedir ajuda.
- Regras que não podem ser quebradas, com o porquê de cada uma.
- Almoço com o padrinho ou a equipe.
- Uma primeira tarefa real, pequena e acompanhada.
- Conversa no fim do dia: como foi, o que ficou confuso.
O que costuma ser esquecido: a primeira tarefa. Um dia inteiro de apresentações e vídeos deixa a pessoa sem saber se vai dar conta.
O que fazer na primeira semana?
- Integração institucional: história, jeito de trabalhar, benefícios, políticas.
- Treinamentos obrigatórios da função.
- Conversa sobre expectativas: o que se espera nos primeiros 90 dias e como vai ser avaliado.
- Tarefas reais de dificuldade crescente.
- Encontro diário curto com o padrinho.
Howard Klein e colegas agruparam em 2015 as práticas de onboarding em informar, acolher e orientar. Confira se a primeira semana tem as três, e não só a primeira.
O que fazer no primeiro mês?
- Prática acompanhada na função, com retorno frequente.
- Trilha ou conteúdo online para a parte que é só informação.
- Contato com áreas com que a função interage.
- Conversa de 30 dias com o gestor: o que está claro, o que falta, como se sente no time.
O que fazer até os 90 dias?
- Autonomia na maior parte das tarefas, com apoio por demanda.
- Metas próprias definidas.
- Conversa de 60 dias: avanço e ajustes.
- Conversa de 90 dias: balanço do período, próxima etapa, o que a empresa pode melhorar na integração.
- Registro do que a pessoa sugeriu, para ajustar o processo.
O que costuma ser esquecido: a pergunta sobre o processo. Quem acabou de chegar é quem melhor vê o que falhou.
Como adaptar o checklist?
Três ajustes principais:
- Por função. Uma vendedora de loja e um analista financeiro têm primeiras tarefas, acessos e treinamentos obrigatórios diferentes.
- Por local. Em operação com turnos e sem computador, a integração muda de formato. Detalhamos em onboarding na operação.
- Por volume. Quando entram muitas pessoas por mês, turmas de integração com data fixa economizam o tempo do gestor.
A lógica completa dos 90 dias está no guia de onboarding. E montar o roteiro por função, com o material de cada etapa, é o que fazemos em onboarding.
